1. Para que serve este termo
Este termo complementa os Termos de uso e a Política de privacidade e define os papéis de [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO] ("DP Sem Erro") e da empresa que usa o sistema ("cliente") quanto aos dados pessoais dos empregados, conforme a Lei 13.709/2018 (LGPD).
2. Papéis de cada um
- Cliente: controlador. Decide quais dados cadastrar e para quê, e responde pelo tratamento perante os empregados e a ANPD.
- DP Sem Erro: fornecedor da ferramenta. O sistema roda na conta Google do cliente e grava os dados no Drive dele. O DP Sem Erro não tem acesso a esses dados e, por isso, não atua como operador deles.
- Google: provedor de nuvem contratado pelo cliente, nos termos da conta Google do cliente.
Se o cliente pedir suporte e compartilhar arquivos ou telas com dados de empregados, o DP Sem Erro tratará esses dados apenas como operador, só para o suporte pedido, com sigilo, e os apagará ao final.
3. Dados que o cliente pode cadastrar
Conforme o uso, o sistema pode guardar: dados de identificação e contato, cargo, salário, jornada e registros de ponto, férias, advertências e histórico, dependentes e, no caso de exames ocupacionais (ASO), datas e resultado de aptidão. O resultado do ASO é dado de saúde, considerado sensível pela LGPD.
A consulta sobre riscos psicossociais é anônima: o sistema mostra só o resumo da empresa toda e não identifica quem respondeu.
4. Bases legais mais comuns
Na rotina de departamento pessoal, o tratamento costuma se apoiar em:
- cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II, e art. 11, II, "a"), como registro de empregados, controle de jornada, férias e exames ocupacionais;
- execução do contrato de trabalho (art. 7º, V);
- exercício regular de direitos em processo (art. 7º, VI, e art. 11, II, "d"), como a guarda de documentos pelos prazos legais.
A escolha da base legal para cada finalidade cabe ao cliente. Em caso de dúvida, consulte um profissional de sua confiança.
5. O que cabe ao cliente
- Informar os empregados sobre como seus dados são usados, por exemplo com um aviso de privacidade interno. O sistema traz modelos que podem ajudar.
- Cadastrar só os dados necessários para a finalidade.
- Compartilhar a pasta e a planilha do sistema só com quem precisa (por exemplo, o contador) e revisar esses acessos.
- Manter a conta Google protegida, com verificação em duas etapas.
- Guardar os documentos pelos prazos legais e apagar o que não for mais necessário.
- Atender aos pedidos dos empregados sobre seus dados (art. 18 da LGPD).
- Avaliar e comunicar incidentes de segurança, quando for o caso.
6. O que cabe ao DP Sem Erro
- Manter o sistema desenhado para gravar os dados apenas na conta do cliente, sem cópia em servidor próprio.
- Usar as permissões do Google só para as funções descritas na Política de privacidade e respeitar os requisitos de Uso Limitado do Google.
- Tratar o e-mail do assinante e os dados da compra só para gerir a assinatura.
- Manter sigilo sobre qualquer dado a que tiver acesso em suporte e apagá-lo ao final.
- Avisar o cliente sem demora sobre falha de segurança no sistema que possa afetar os dados dele.
7. Fim da assinatura
Com o fim da assinatura, o acesso ao sistema é suspenso, e os dados continuam no Drive do cliente, sob controle dele. O cliente pode manter, exportar ou apagar os arquivos quando quiser. O DP Sem Erro mantém apenas os dados da assinatura, pelos prazos da Política de privacidade.
8. Contato
Encarregado pelo tratamento de dados (DPO) do DP Sem Erro: [NOME DO ENCARREGADO], [E-MAIL DE CONTATO].